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干部人事档案整理方法和步骤
发表日期:2011年05月17日 文章出处: 发布人:管理员 浏览:[] 字号:[ ]

  干部人事档案的整理,是指根据一定的原则和方法,将收集起来的档案材料,以个人为单位,进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等,使之成为系统化和条理化的专门案卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充。
  干部人事档案整理有两种常见的类型:一是对新建干部人事档案的整理;二是因补充归档而对原有的档案进行局部整理。
  整理工作的重要作用包括:一是使干部人事材料成为规范的干部人事档案;二是有利于干部人事档案材料的保管和保护;三是方便干部人事档案的利用。
  干部人事档案整理的方法和步骤
  根据《干部档案整理工作细则》介绍干部人事档案整理的具体方法步骤。
  收到档案材料后,第一个环节是要严格审核,确定是否属于归档范围,是否符合归档要求。除了审核以外,一般来讲,整理工作包括分类、排序、编目、技术加工和装订五个步骤:
  第一步:分类。按照《干部档案工作条例》规定,干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。
  第一类:履历材料。
  这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等情况为主要内容的材料。注意,中央和地方各级党委委员(候补委员)、人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。
  第二类:自传材料;报告个人有关事项的材料。
  自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类,应以内容和用途为依据,不能单纯按名称归类,如以自传为主的履历或简历表也应该归入第二类。
  第三类:考察、考核、鉴定材料;审计材料。
  这一类主要包括干部人事管理工作中,组织人事部门通过各种途径,对干部德、能、勤、绩、廉进行调查、评价的材料。归入本类的材料,必须是经过组织研究认可正式形成的,手续完备,能正确、历史地反映干部实际情况,具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意,根据利用工作实际需要,“干部任免审批表及相应的考察材料或表现材料调整归到第九类第二小类”。
  第四类:学历学位材料;职业(任职)资格材料;评(聘)、套改和晋升专业技术职务(职称)材料;反映个人科研学术水平的材料;培训材料。
  这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意,过去学生登记表归第一类,学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类,中组部最新规定统一调整到第四类。第四类采用二级分类法,分成四小类。
  第五类:政审材料;更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。
  这一类主要包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意,过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的,中组部最新调整到了第五类;“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。
  第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。
  这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意,此类包括民主党派的入党材料。
  第七类:表彰奖励材料。
  这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意,享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类,中组部最新规定统一归在第七类。
  第八类:涉法违纪材料;党纪、政纪处分材料。
  第九类:招录、聘用材料;任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、军(警)衔审批、检察官、法官、海关关衔等级审批、退(离)休材料;辞职、辞退、罢免材料;工资、待遇材料;出国(境)材料;党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料。
  注意,《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》应归入第九类第二小类,视同任免类。第九类采用二级分类法,分成四小类。
  第十类:健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;学生报到证等其他材料。
  主要包括录用体检表,反映严重慢性病、身体疾病的体检表;工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料;生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单,干部档案有关情况说明、视作交费年限登记表等材料也归入此类。
档案材料的分类有两点说明:
  1.第四、第九类材料的二级分类
  第四、第九类材料内容复杂、数量众多,为方便查找,还需要采用二级分类法,即对这两类中的材料,按照内容的不同再分别分为四小类,具体来说:
  第四类材料可以再分为:①学历学位材料;②职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料;③反映科研学术水平的材料;④培训材料等。
  第九类材料可以再分为:①工资材料;②任免材料;③出国(境)材料;④参加会议的代表登记表等其他材料。
  今后,报送的新任省委管理干部档案,第四、第九类材料必须进行二级分类。各地各部门对非省管干部档案,目前可根据实际情况逐步调整,利用三年至五年时间调整到位。
  2.内容交叉材料的分类
  ①以自传为主的履历或简历表归第二类。
  ②学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类。
  ③享受政府特殊津贴材料归第七类。
  ④干部任免审批表及所附的考察材料或表现材料归第九类第二小类。
  ⑤中央和地方各级党委委员(候补委员)、人大常委会委员、政协委员简历归第一类。
  第二步:排序。排序是指将每一类别的材料按其时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有:
  1.按材料形成的时间排序。适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四、第九类材料排序时,在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。
  2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序。适用于第五、六、八类材料。其中,第五、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复、结论或处分决定,本人对结论或处分决定的意见,调查报告,证明材料,本人检讨或交代材料等。第六类材料,入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前,党员登记表等可按时间先后依次排序。
  每个类别中的档案材料排序后,要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角逐页编写页码。中组部最新的页码编写方法为,凡有图文的页面,每面作一页,有封面的材料从封面开始编写(便于将来同数字化档案扫描的页码相统一),空白纸和托裱用的衬纸不计页数,复制件和原件应视为一份材料,统一编写页数。
  第三步:编目。中组部最新的修订:①“类号”改为“序号”;②“材料制成时间”改为“材料形成时间”;③删除“份数”栏。
  编目的具体要求是:
  1.档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观,使用规范的书写材料,不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。
  2.每类目录之前应注明材料类号和类别名称。
  3.“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是:材料类号用汉字的“一”至“十”,二级分类的类号用(一)至(四),序号用阿拉伯数字。
  4.“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的,应另拟标题。材料的题目过长,可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟订题目。拟订或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
  5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料,一般以最后的时间为准。复制的档案材料,采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范,有具体年月日的,必须填写齐全。
  6.“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。
  7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的,要在备注栏中进行简要说明,如附有考察材料的干部任免审批表、复制件等。
  8.每类目录之后须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等,不能在同一页中填写其他类别材料的条目。
  第四步:技术加工。对纸张破损、幅面不规则或字迹材料不符合归档要求的档案材料,应进行技术加工。
  1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后,与原件作为一件。
  2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片、印章、图形不倒立,不横放,便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、照片、印章、图形等内容。注意,从保护档案原貌,简化整理的目的出发,不要对档案材料进行过度裁剪。
  3.幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边,不够的应加边。有些材料幅面太小,无法装订,应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。
  4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
  5.每份档案材料应各自独立,严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
  第五步:装订。档案目录置于卷首,卷内材料顺序与目录相符。档案材料应左边、右边、下边对齐,上边基本齐。在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读,干部人事档案如果太厚,应该分成两卷装订。分卷装订时,必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求,报送的新任省管干部档案必须使用规定的卷夹。卷夹背脊应附边签,用于书写干部姓名、籍贯、档案编号等,书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。
  整理中还要注意:一是必须遵守国家《档案法》、《保密法》和干部人事档案工作有关规定,保守秘密,确保档案的安全。二是不得私自涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添或伪造档案材料。三是不得擅自处理或销毁档案材料。整理中审核剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导审核批准后区别不同情况予以处理。四是在整理中,要加强对档案材料的管理,防止材料丢失或泄露材料内容。
  以上介绍的是干部人事档案正本材料的具体内容及分类。另外,干部人事档案副本材料的具体内容主要由干部人事档案正本的主要材料复制件(或重复件)构成。
  干部人事档案是以单个人为一宗整理立卷的。这种一人一卷的方式,是与干部人事工作的实践相适应的。立卷之后,随着干部的主管单位变动而变动,形成的干部人事档案材料也是不断增加的,其内容是不断增长丰富的。因为干部人事档案内容所反映的是干部德、能、勤、绩、廉等情况的综合记录,是组织人事部门全面地考察了解和正确选拔、使用人才的重要依据,也为干部个人能落实政策、调整职级、解决待遇、更改参加工作时间、编史修志等有关问题提供重要凭证。所以说干部人事档案是各级组织人事部门集中统一保管的个人档案材料。

干部人事档案整理工作

上一条:干部人事档案材料收集范围

下一条:《干部任免审批表》填写说明

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